Tanjung Pati (25/7/2019) , Politeknik Payakumbuh menggelar kegiatan BIMTEK Pemeliharaan Arsip bersama Biro Keuangan dan Umum Sekretariat Jendral Kemenristekdikti. Sebanyak 39 orang tenaga administrasi hadir sebagai peserta, yang berasal dari masing-masing unit kerja yang ada di Politani Payakumbuh. Kegiatan BIMTEK Pemeliharaan Arsip ini dibuka secara resmi oleh Wakil Direktur II dan juga turut hadir dalam acara tersebut Pimpinan Unit yang ada dilingkungan Politani Payakumbuh.
Bapak Ir.Edi Joniarta, M.Si selaku Wakil Direktur II dalam sambutannya “ Sangat mendukung terlaksananya kegitan BIMTEK ini, dan berharap peserta dapat mengikuti kegiatan ini hingga selesai (24 Juli s.d 25 Juli 2019), sehingga dengan ilmu yang didapat selama kegiatan berlangsung, kedepannya tenaga administrasi tersebut mempunyai tanggung jawab untuk mengelola, memelihara arsip-arsip yang ada pada masing-masing unit. Sebelumnya kita sudah menyusun buku Pedoman Sistem Klasifikasi Kamanan dan Akses (SKKAD) dan buku Pedoman Klasifikasi Arsip, oleh sebab itu jadikanlah buku pedoman tersebut untuk sebagai petunjuk dalam pembuatan surat tata naskah dinas dan pengelolaan arsip yang ada pada masing-masing unit”. Selain itu Bapak Ir.Edi Joniarta, M.Si juga menyampaikan kedepan akan memperbaiki tata kelola pembuatan surat naskah dinas dan pemeliharaan kearsipan serta pimpinan juga berjanji akan memfasilitasi untuk sarana dan prasarana pendukung, sehingga kedepannya pengelolaan kearsipan Politani Payakumbuh menjadi lebih baik.
Kegiatan BIMTEK Pemeliharaan Arsip disampaikan oleh narasumber Ibu Nani Suryani, S.E., M.I.A Kepala Subbagian Persuratan dan Kearsipan Biro Keuangan dan Umum Sekretariat Jendral Kemenristekdikti. Ibu Nani Suryani, S.E., M.I.A dalam paparan materi yang disampaikan mengatakan “Dasar hukum dalam penyelenggaraan kearsipan salah satunya adalah amanat Undang – Undang Republik Indonesia (RI) Nomor 43 tahun 2009 pasal 40 ayat 4 tentang pengelolaan arsip dinamis berguna untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal resmi resensi dan sistem klasifikasi keamanan serta akses arsip. Oleh sebab itu setiap perguruan tinggi wajib mempunyai 4 instrumen kearsipan yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta system klasifikasi keamanan dan akses arsip. “
Selama kegiatan berlangsung para peserta terlihat sangat bersemangat, hal tersebut terlihat banyaknya pertanyaan yang dikemukakan oleh peserta terkait materi-materi yang disampaikan oleh narasumber. BIMTEK Pemeliharaan Arsip ini dilaksanakan selama 2 hari, untuk hari pertama adalah penyampaian materi berupa dasar-dasar hukum dalam penyelenggaraan kearsipan, pembuatan surat naskah dinas, penggunaan pengkodean surat berdasarkan klasifikasi SKKAD yang ada pada Politani Payakumbuh, dan sampai kepada pengelolaan arsip, sementara untuk hari kedua jenis kegiatan BIMTEK tersebut adalah membagi kelompok untuk mempraktikan secara langsung berdasarkan arsip surat yang sudah ada pada unit-unit peserta, sampai dengan kelompok peserta dapat mempresentasikan dihadapan kelompok lain dan dihadapan narasumber.
Sementara itu, sebelum ditutupnya kegiatan BIMTEK Pemeliharaan Arsip ini oleh Kepala Subbag Umum Ibu Dermawan, S.E, dimana unit tersebut nantinya merupakan tempat muaranya seluruh data arsip yang dimiliki institusi Politani Payakumbuh, dalam kesempatan ini beliau mengatakan “ Semoga kegiatan BIMTEK ini dapat bermanfaat dan menambah ilmu pengetahuan kita khususnya bagi tenaga administrasi, sehingga secara tidak langsung SDM yang dimiliki oleh Politani Payakumbuh pun berkualitas. Ke depan harapnya, arsip tidak boleh dipandang sebagai lembaran catatan saja, melainkan sebaliknya arsip adalah bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola sebuah organisasi. Karena keberhasilan dalam pengelolaan arsip yang dimiliki oleh sebuah organisasi maka dengan sendirinya akan mempengaruhi kinerja organisasi tersebut. “Karena arsip organisasi secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan kelancaran pada keseluruhan proses tata kelola organisasi. Dengan adanya BIMTEK Pemeliharaan Arsip ini, semoga kedepannya kita semua bisa menjadi lebih tertib lagi dalam mengarsipkan dokumen – dokumen Negara yang menjadi tanggung jawab kita masing – masing”.
